Müşteri sizi aradığında doğru kişiye ulaşmak, çalışanlar da ihtiyaç duydukları dosyayı bulmak ister. Ofis bağlantıları ve telefon düzeni bu iki ihtiyacı desteklemelidir. Konuya cihaz adlarıyla değil, işin nerede aksadığıyla başlamak daha anlaşılır bir yol sunar.

Kim, nereden ve nasıl çalışıyor?

Ofiste ve uzaktan çalışan kişileri, kullandıkları uygulamaları ve yoğun saatleri belirleyin. İnternet kesildiğinde hangi işlerin durduğunu yazın. Müşteri aramalarını kimlerin yanıtladığını ve cevapsız aramaların nasıl takip edildiğini de listeleyin.

Örneğin iki kişinin aynı müşteriyle ayrı ayrı konuşması sık yaşanıyorsa, yalnızca yeni telefon almak sorunu çözmez. Görüşme notlarının ortak bir yerde tutulması da gerekir.

Çalışan ve misafir erişimini ayırın

Misafirlerin internet kullanması, şirket dosyalarına da ulaşabilmeleri anlamına gelmemelidir. Çalışanların erişimleri yaptıkları işe göre belirlenmeli, işten ayrılan kişinin erişimi kapatılmalıdır.

Uzaktan çalışmada kullanılan bağlantıyı sorumlu kişiyle birlikte düzenleyin. Şirket uygulamalarını herkesin erişimine açmak yerine, yalnızca yetkili kişilerin kullanabildiği bir yol tercih edin.

Arayan kişi için basit bir yol oluşturun

Aramayı kimin karşılayacağını, cevap verilemezse ne olacağını ve müşteriye kimin döneceğini belirleyin. Çok uzun tuşlama menüleri yerine arayan kişinin ihtiyacını kolayca anlatabileceği bir düzen kurun.

Bir mağaza için örnek akış şöyle olabilir: sipariş sorusu ilgili kişiye gider; o kişi müsait değilse talep kaydedilir; dönüşü yapacak kişi ve zaman belirlenir. Bu bir örnektir, her işletmenin çalışma saatine göre uyarlanmalıdır.

Görüşmeyi ve sonraki adımı kaydedin

Müşterinin ne istediğini, kendisine ne söylendiğini ve bir sonraki işlemi kısa bir notla kaydedin. Aynı bilgiyi her aramada yeniden sormak zorunda kalmayın. Müşteri verilerini yalnızca gerekli kişiler görsün.

Görüşme kaydı kullanmayı düşünüyorsanız bilgilendirme ve saklama koşullarını ayrıca değerlendirin. İş takibi için kısa bir görüşme notu çoğu durumda başlangıç noktası olabilir.

Düzenin işe yaradığını nasıl anlarsınız?

Cevapsız aramaları, geri dönüş sürelerini ve tekrar arayan müşterileri izleyin. Yoğun saatlerde hangi noktada bekleme oluştuğunu görün. mertege.cloud üzerindeki hizmet durumu bağlantısı teknik taraftaki genel durumu izlemek için bir başlangıç sunar; müşteri taleplerinin takibi ise işletme içinde ayrıca sürdürülmelidir.

İlgili yazılar

Hizmetler ve iletişim

Bu konuyla ilgili hizmet ve iletişim bilgilerini aşağıdaki sitelerde inceleyebilirsiniz:

İşinizde nerede desteğe ihtiyaç duyduğunuzu iletişim formundan anlatabilirsiniz.