Aynı bilgiyi birkaç kez yazmak, dosya aramak veya bir işin kimde olduğunu sormak zaman alır. İşleri kolaylaştırmak, bu küçük kayıpları fark edip azaltmaktır. Başlamak için büyük bir yazılıma ya da tüm çalışma biçiminizi değiştirmeye ihtiyacınız yok.

Önce tek bir işi seçin

En çok tekrar edilen veya en sık geciken işi belirleyin. Teklif hazırlama, sipariş takibi ya da müşteri talebine dönüş yapma iyi başlangıçlar olabilir. Her şeyi aynı anda düzeltmeye çalışmak hangi değişikliğin fayda sağladığını görmeyi zorlaştırır.

Bir teklifin ilk sorudan müşteriye gönderilmesine kadar geçtiği adımları yazın. Kimden bilgi geliyor, nerede bekliyor ve hangi bilgi yeniden isteniyor? İşin gerçekte nasıl yürüdüğünü görmek önemlidir.

Gereksiz tekrarları bulun

Aynı müşteri bilgisinin üç ayrı yere yazılması gerekiyorsa bunların neden ayrı tutulduğunu sorgulayın. Kullanılmayan bir rapor veya artık gerekmeyen bir onay adımı varsa kaldırılıp kaldırılamayacağını değerlendirin.

Her tekrar gereksiz değildir. Ödeme veya teslimat gibi önemli noktalardaki kontrolün amacı belli olmalıdır. Hız kazanırken hatayı fark etmeyi sağlayan adımları gelişigüzel kaldırmayın.

Herkesin uygulayabildiği kısa bir düzen kurun

İşin başlangıcında hangi bilgilerin gerekli olduğunu, sorumluyu ve tamamlanma koşulunu yazın. Kısa bir kontrol listesi uzun bir açıklama dosyasından daha kolay kullanılabilir.

Örneğin yeni site talebinde işletme adı, içerik sorumlusu, ihtiyaç duyulan sayfalar ve hedef tarih tek seferde toplanabilir. Eksik bilgiler yüzünden işin tekrar tekrar durması böylece azaltılabilir.

Önce düzeni kurun, sonra aracı seçin

Tekrarlanan hatırlatmaları veya bilgi aktarımlarını bir araçla kolaylaştırabilirsiniz. Ancak yanlış tanımlanmış bir işi hızlandırmak hatayı da hızlandırır. Önce küçük bir örnek üzerinde deneyin.

mertege.cloud üzerindeki proje ve belge başlıkları, ortak takip ihtiyacına örnek sunar. mert.net.tr üzerinde farklı hizmet başlıkları bulunur. Seçim yaparken uygulamanın adından çok hangi adımı kolaylaştıracağını sorun.

Değişikliği eski durumla karşılaştırın

İşin kaç günde tamamlandığını, kaç kez bilgi beklendiğini ve kaç düzeltme gerektiğini önce ve sonra not edin. Ekip için gerçekten daha kolay hale gelip gelmediğini sorun.

Bir haftalık denemeden sonra işe yarayan adımları koruyun, karışıklık yaratanları düzeltin. Düzeni sürdürmekten sorumlu bir kişi belirlemek, çalışmanın kısa süre sonra unutulmasını önler.

İlgili yazılar

Hizmetler ve iletişim

Bu konuyla ilgili hizmet ve iletişim bilgilerini aşağıdaki sitelerde inceleyebilirsiniz:

İşinizde nerede desteğe ihtiyaç duyduğunuzu iletişim formundan anlatabilirsiniz.